Svensk fondmarknad är idag till stor del manuell och saknar automatiserade flöden. Det innebär att slutkunderna får betala för ineffektivitet och operationella risker samtidigt som fond-köp/sälj/byten tar onödigt lång tid. Flödena inom fond- och kapitalförvaltning kan vara digitala och handel med värdepapper kan likaledes vara digitala med hög grad av automatisering och STP (Straight Through Processing). Däremot är handel med fondandelar i stor utsträckning inte digitaliserat. ”Men vadå”, kanske någon säger, ”jag lägger ju mina fondorder direkt till fondbolaget, via min bank eller sparinstitut digitalt”. Och så längt ser det ju fint ut, men sanningen är att de flesta fondbolagen hanterar inkommande kundorderna mycket manuellt medan handel i i värdepapper i respektive fond kan vara digitaliserat. Hur hänger det här ihop? Jo, det är för att många fondbolag har separerat fondandelshandel från fondförvaltning.
Digitalisering inom fondförvaltning
Fondförvaltning är väldigt likt kapitalförvaltning och har goda förutsättningar för digitalisering. Trots att det finns förutsättningar för digitalisering inom fondförvaltning så är det få aktörer som implementerat fulla potentialen för digitalisering. Det innebär att man inom fondförvaltning har många manuella handgrepp som ger stora operationella risker.
Effektiviseringsmöjligheter inom fondförvaltning
Fond- och kapitalförvaltning har en stor likhet då bägge handlar förvaltning av portföljer av värdepapper. För att förvaltningen ska bli effektiv behövs det full STP (Straight Through Processing). Det innebär att en fond- eller kapitalförvaltare behöver ett antal system för att kunna vara effektiv i sin förvaltning.
De system de behöver är Front Office system bestående av ett OMS (Order Management System), ett EMS (Execution Management System), Middle Office system för att säkerställa regeluppfyllnad samt ett Risk Management System för att hantera finansiella risker.
Front Office
Det finns ett antal OMS på marknaden som också innehåller en EMS-del eller är starkt integrerbara med ett EMS. Syftet med ett OMS är att förvaltaren ska få en överblick och kunna hantera sin portfölj av värdepapper effektivt. Ett OMS ska också ge förvaltaren möjlighet att se hur han eller hon ska balansera portföljen genom att handla värdepapper pro-rata, över portföljen eller enskilt, analysera enskilda värdepapper och hela portföljen, samt simulera olika handlingsalternativ.
En fond- eller kapitalförvaltare kan låta antingen enskilda förvaltare exekvera order på marknaden eller låta en central tradingdesk gör det. I bägge fallen behövs ett EMS som ger den som exekverar orderna direkt access till marknader och mäklare, samt möjliggör orderläggning direkt på marknaden eller till mäklare. EMS ger också möjlighet att kunna dela upp orderna över tid om likviditeten i respektive värdepapper är låg och säkerställa bästa pris och härleda handelskostnader. Som komplement till EMS finns också CTM (Central Trade Manager) från leverantören DTCC som matchar exekverade orderna mellan parterna i realtid, vilket gör att fond- eller kapitalförvaltaren inte behöver vänta på motpartsnotan för att veta att affären är genomförd.
Middle Office – Compliance Management
Syftet med Compliance Management är att efterleva lagar och andra regulatoriska krav. Eftersom lagar och regulatoriska krav kan ändra sig snabbt med politiska beslut behövs det system som är flexibla och snabbt kan anpassas. Det sker oftast genom att systemens regelverk kan konfigureras på olika sätt. Compliance Management är oerhört viktigt för en fond- och kapitalförvaltare eftersom brister kan resultera i både böter och renomméförlust, avstängning från marknaden tills problemen är åtgärdade med förlorad omsättning. Dessutom tenderar bristande regelefterlevnad förvärras över tid. Funktionalitet för Compliance Management ska finnas stöd för i alla system för fond- och kapitalförvaltning eller vara en integrerad del i dem. Funktioner som ska finnas är till exempel limitkontroll, innehavskontroll för flaggningsregler, kontroll av bästa pris vid exekvering av ordrar, generering av myndighetsrapportering med mera. Utöver det används ofta Compliance Management System för revision och uppföljning vid brist i regelefterlevnad.
Risk Office
Riskhantering för fond- och kapitalförvaltare handlar om att identifiera, analysera, acceptera eller motivera osäkerheter och risker för investeringar i värdepapper. Osäkerheter kan vara potentiella förluster, moraliska risker som behöver kvantifieras så att rätt beslut tas med hänsyn till fondregler eller förvaltningsuppdraget och de risktoleranser som överenskommits.
Ett Risk Management System ska ge fond- eller kapitalförvaltningsbolaget funktionalitet för att beräkna riskerna i absoluta eller relativa tal.
Beräkningarna som Risk Management Systemet genomför är allt från enkla till mycket avancerade beräkningar.
Back Office
Portföljsystem
I ett portföljsystem sker transaktionsregistrering, avstämning, bokföring, bokslutsarbete, analys, fondadministration, NAV-beräkning och NAV-rapportering, solvens- och myndighetsrapportering.
Andelsägarsystem
En automatiserad hantering av fondorder skulle ge en ökad säkerhet, lägre administrationskostnader och större transparens i orderflödet. Det vinner både distributörer och fondbolag på, samt i förlängningen även slutkunden. Men tyvärr ser inte verkligheten riktigt så ut. Visst finns det fondtorg och aktörer som erbjuder plattformar för fondhandel, men när fondordern landar hos fondbolaget slutar den digitala resan i alltför många fall. En stor del av orderadministrationen inom fondhandeln i Sverige sköts fortfarande med hjälp av fax och e-post.
Vad kan fondbolag göra?
Fondförvaltarna i fondbolagen måste ges verktyg för effektiv förvaltning. Det innebär att de behöver ett modernt OMS för förvaltning av portföljerna. OMS:et måste vara integrerat med ett EMS så att effektiv orderläggning kan ske. Både OMS:et och EMS:et behöver ha risk- och compliancefunktionalitet så att fondföreskrifter och andra regelverk kan automatiseras in i systemen.
Risk och compliance måste vara en integrerad del av verktygen förvaltarna använder så att det är möjligt att göra förkontroller och riskbedömningar innan affärer sker.
Affärsflöden från EMS:et måste integreras med portföljsystem så att affärer registreras automatiskt i portföljsystemet.
Vad är det som saknas?
Flera fondbolag saknar insikt kring de verktyg och system som en digitaliserad fondförvaltning kräver. Alltför ofta kantas hanteringen av manuella processer som leder till onödiga kontroller och dubbelarbete. Vidare behöver fondmarknaden ett bättre ekosystem för automatisering av kundorderna till fondförvaltarnas OMS.
Innan ett sådant ekosystem finns kan fondbolagen åtminstone se till att de egna direktkundernas ordrar och ordrar som kommer via fondplattformarna hanteras digitalt i stället för att hanteras i manuella flöden. De flöden som kommer från slutkunder och institutionella kunder bör då komma in till ett OMS automatiserat med en proratafördelning över portföljen utan att förvaltaren behöver ingripa. Förvaltaren ska ägna sin tid åt att analysera de innehav som utgör portföljen och ska inta behöva engagera sig i varken flöden eller NAV-sättning. Givetvis behövs det även här kontroller som gör att stora in- och utflöden hanteras på ett ansvarsfullt sätt.
Slutsats
Fondförvaltning i sig kan vara mycket digitaliserat och ha en automatiserad process, däremot kvarstår problemen när slutkundernas perspektiv tas in i ekosystemet. Fondbolagen behöver ge sina förvaltare de verktyg de behöver för en effektiv förvaltning, åtminstone för sina direktkunders orderflöden. Det innebär att förvaltarna inte ägnar tid åt manuella processer eller omständliga orderflöden utan att de kan fokusera på att analysera bolag, värdepapper och sina portföljer. Vidare behöver Risk och compliance få verktyg för att dels kunna införa automatiserade regler och kontroller i förvaltarnas orderflöden och portföljer, dels kunna få ut automatiserade avstämningar och rapporter som krävs för att uppfylla de regulatoriska kraven. Sist men inte minst behövs det ett back office system som kan hålla Master Data för fonderna och portföljerna samtidigt som det är integrerat för automatiska avslutsflöden och automatiska upp och nerladdningar av portföljdata och stamdata. Det krävs således moderna system med moderna metoder för integrationer mellan de olika systemen eftersom ekosystemet är för stort för att kunna innehållas i ett och samma system.
Vi hjälper er att lyckas
Fond- och kapitalförvaltning har stor potential att bedrivas effektivt vilket ger förutsättningar för en skalbarhet som tillåter tillväxt i både antal fonder och i förvaltat kapital. Mindbanque har stor erfarenhet och kunskap av effektivisering inom förvaltning och hjälper gärna också er att lyckas skapa förutsättningar för effektiv tillväxt.
Ulf Rosell
Senior Business Consultant
Mindbanque AB
2022-03-22